Kai chaosas virsta tvarka: mano kelionė į produktyvumą

Prieš trejus metus mano darbo stalas atrodė kaip po tornado. Lipnūs lapeliai ant monitoriaus, užrašai ant delno, trys skirtingos užrašų knygutės (kiekviena pradėta, bet nė viena nebaigta), o galvoje – nuolatinis jausmas, kad kažką pamiršau. Ir žinot ką? Tikrai pamiršdavau. Svarbius susitikimus, klientų prašymus, net savo dukters mokyklos renginius.

Tada gyvenau ir dirbau Trakuose, mano nedidelis turizmo konsultacijų verslas augo greičiau nei tikėjausi, o aš skendau informacijos ir įsipareigojimų sūkuryje. Kol vieną dieną nepraleidau susitikimo su potencialiu klientu, kuris galėjo atnešti didžiausią tų metų sandorį. Tada supratau – arba randu sistemą, arba verslas ras kitą savininką.

Užduočių dėžutė (ar task box, kaip kai kas vadina) tapo mano išgelbėjimu. Bet ne iš karto. Pirmieji bandymai buvo katastrofiški – dar daugiau chao, dar daugiau streso. Tik po kelių mėnesių eksperimentų radau formulę, kuri veikia. Ir ji veikia ne tik man – dabar šį metodą naudoja ir mano komanda, ir keli klientai, kuriems padėjau sutvarkyti jų darbo procesus.

Kodėl įprastos užduočių sąrašai neveikia (ir kaip aš tai sužinojau skaudžiai)

Pirmasis mano bandymas organizuoti darbą buvo klasikinis – paprasta užduočių sąrašo aplikacija telefone. Atrodė logiška: užrašai, padarai, pažymi. Problema? Po savaitės turėjau 47 nepadarytų užduočių sąrašą, į kurį bijojau net žiūrėti.

Supratau, kad problema ne tame, jog neturėjau kur užrašyti užduočių. Problema buvo tame, kad neturėjau sistemos, KAIP su tomis užduotimis elgtis. Kiekviena užduotis mano sąraše buvo lygi – ar tai atsakymas į elektroninį laišką, ar strateginio plano rengimas. Viskas viena krūva, viskas vienodai svarbu (arba nesvarbu), viskas kelia vienodą stresą.

Tada perskaičiau knygą apie Eisenhowerio matricą ir supratau – prioritetizavimas yra raktas. Bet net ir tai nebuvo pakankamai. Reikėjo kažko daugiau. Reikėjo sistemos, kuri atitiktų ne tik mano darbo specifiką, bet ir mano galvojimo būdą. Juk mes visi skirtingi – kam tinka viena sistema, kitam gali būti visiškai netinkama.

Mano užduočių dėžutės anatomija: kas viduje ir kodėl

Dabar mano sistema atrodo taip: turiu fizinę dėžutę (taip, tikrą, medinę, kurią pagamino vietos meistras) ir skaitmeninę sistemą, kuri ją papildo. Kodėl abi? Nes fizinis kontaktas su užduotimis man padeda jas geriau suvokti. Kai rašau užduotį ant kortelės ir įdedu į dėžutę, mano smegenys ją užregistruoja kitaip nei tik įvedus tekstą telefone.

Mano dėžutė turi keturias sekcijas:

**Šiandien** – tai, kas turi būti padaryta šią darbo dieną. Čia niekada nebūna daugiau nei 5-7 užduotys. Jei jų daugiau, reiškia blogai planuoju arba ėmiausi per daug.

**Ši savaitė** – užduotys, kurias reikia padaryti per artimiausias 5 darbo dienas. Iš čia kas rytą perkeliame užduotis į „Šiandien” sekciją.

**Šis mėnuo** – didesni projektai ir užduotys, kurios nėra skubios, bet svarbios. Čia gali būti 15-20 užduočių.

**Kada nors** – idėjos, galimybės, dalykai, kuriuos galbūt norėčiau padaryti, bet jie nėra prioritetai. Ši sekcija yra kaip inkubatorius – kartą per mėnesį peržiūriu, kas čia yra, ir arba perkeliu į aktyvesnes sekcijas, arba išmetu.

Skaitmeninėje sistemoje (naudoju Notion, bet galite naudoti bet ką – Trello, Asana, net Google Sheets) turiu tą pačią struktūrą, tik su papildoma informacija: terminais, nuorodomis į failus, susijusiais kontaktais. Fizinė dėžutė man kasdieniam darbui, skaitmeninė – archyvui ir detalėms.

Rytinis ritualas: kaip pradėti dieną su aiškumu, o ne paniku

Ankščiau mano rytas prasidėdavo taip: pabudu, paimu telefoną, patikrinu el. paštą, pamatau 15 naujų laiškų, pradėdu nervintis, atsikeliu jau įsitempęs. Dabar viskas kitaip.

Pirmieji 15 minučių po atsikelimo – be telefono. Kavos puodelis, langas su vaizdu į Galvės ežerą, ir mano užduočių dėžutė. Išsitraukiu vakarykščias nepabaigtas užduotis (jei tokių yra), peržiūriu „Ši savaitė” sekciją, ir pasirenku 5-7 užduotis šiai dienai.

Čia svarbu: ne viską, kas atrodo svarbu. Ne viską, ką kiti nori, kad padaryčiau. O tai, kas TIKRAI pajudins mano verslą į priekį. Kiekvieną rytą sau užduodu klausimą: „Jei šiandien padaryčiau tik tris dalykus, kurie tie trys būtų?” Tie trys automatiškai tampa prioritetais.

Tada žiūriu į kalendorių – ar turiu susitikimų, skambučių? Jei taip, įvertinu, kiek laisvo laiko lieka tarp jų. Ir tik tada pridedu papildomas užduotis, jei matau, kad tikrai spėsiu. Geriau numatyti mažiau ir padaryti viską, nei numatyti daug ir jaustis nesėkmingu vakare.

Dar vienas dalykas, kurį išmokau: pirmoji dienos užduotis turi būti lengva. Ne didžiausias projektas, ne sunkiausia problema. Kažkas, ką galiu padaryti per 15-30 minučių ir pajusti, kad jau kažką nuveikiau. Tas mažas pergalės jausmas duoda energijos visai dienai.

Kaip aš klasifikuoju užduotis (ir kodėl tai keičia viską)

Ne visos užduotys gimsta vienodos. Kai kurios reikalauja kūrybinio mąstymo, kitos – tik mechaninio darbo. Kai kurios gali būti padaromos bet kada, kitos – tik tam tikru laiku. Supratimas šių skirtumų pakeitė mano produktyvumą kardinaliai.

Dabar kiekvieną užduotį žymiu spalvotu tašku (taip, kaip darželyje, bet veikia):

**Raudonas** – reikalauja pilno susikaupimo ir kūrybiškumo. Tai strateginiai sprendimai, tekstų rašymas, planavimas. Šias užduotis darau ryte, kai mano smegenys šviežiausios.

**Geltonas** – reikalauja dėmesio, bet ne kūrybiškumo. Skaičiavimas, duomenų analizė, sistemų tvarkymas. Šias darau po pietų, kai kūrybinė energija jau žemesnė.

**Žalias** – mechaninės užduotys. Atsakymai į el. laiškus, sąskaitų apmokėjimas, failų tvarkymas. Šias galiu daryti bet kada, net kai esu šiek tiek pavargęs.

**Mėlynas** – užduotys, kurios priklauso nuo kitų žmonių. Čia būtina sekti, ar gavau atsakymą, ar kitas žmogus padarė savo dalį. Šias peržiūriu kiekvieną penktadienį.

Ši sistema padeda man planuoti dieną pagal energijos lygius. Jei žinau, kad rytoj turiu tris susitikimus, neplanuoju jokių raudonų užduočių – žinau, kad po susitikimų nebeturėsiu energijos giliam darbui. Geriau tą dieną palikti geltonoms ir žalioms užduotims.

Kai viskas griūva: kaip susitvarkyti su netikėtumais

Gyvenimas nutinka. Klientas skambina su skubiu prašymu. Suserga komandos narys. Atsiranda netikėta galimybė, kurią reikia pagauti dabar arba niekada. Jei jūsų sistema negali prisitaikyti prie netikėtumų, ji netinkama realiam gyvenimui.

Mano taisyklė: kiekvieną dieną planuoju tik 60-70% savo laiko. Likę 30-40% – tai buferis netikėtumams ir galimybėms. Taip, tai reiškia, kad galėčiau suplanuoti daugiau užduočių. Bet tada kiekvienas netikėtumas sukeltų domino efektą – viską reikėtų perkelti, perplanuoti, stresą.

Kai atsiranda netikėta skubi užduotis, darau taip: pirma, klausiu savęs – ar tai TIKRAI skubu? Dažnai tai, kas atrodo skubu kitam žmogui, nėra objektyviai skubu. Jei tai tikrai skubu ir svarbu, žiūriu į savo „Šiandien” sąrašą ir randu, ką galiu perkelti į rytojų. Ne viską – tik tai, kas mažiausiai svarbu.

Svarbu: niekada neišmetu užduočių iš sistemos tik todėl, kad atsirado kažkas naujo. Jei užduotis buvo svarbi vakar, ji svarbi ir šiandien. Tiesiog galbūt ne TOKIA svarbi. Perkeliu, bet neišmetu.

Dar vienas patarimas: kas savaitę turiu vieną „gaisrų gesinimo” dieną – paprastai tai penktadienis. Tą dieną specialiai planuoju mažiau užduočių, nes žinau, kad per savaitę susikaups dalykų, kuriuos reikės sutvarkyti. Jei tokių nėra – puiku, galiu pasivyti kitas užduotis arba padirbėti prie ilgalaikių projektų.

Technologija vs. popierius: kaip aš naudoju abu

Esu girdėjęs visas diskusijas – vieni prisiekia skaitmeninėmis sistemomis, kiti naudoja tik popierinius planerių. Aš nusprendžiau nenaudoti nei vieno, nei kito. Naudoju abu.

Fizinė užduočių dėžutė man suteikia kažką, ko negali duoti jokia aplikacija – taktilumą, fizinį ryšį su darbu. Kai rašau užduotį ant kortelės, mano smegenys ją geriau įsimena. Kai perkeliu kortelę iš vienos sekcijos į kitą, jaučiu progresą. Kai pabaigęs užduotį išmetu kortelę į „Padaryta” dėžutę, jaučiu pasitenkinimą.

Bet fizinė sistema turi ribų. Negaliu jos pasiimti visur. Negali ieškoti užduočių pagal raktažodžius. Negali automatiškai priminti apie terminus. Čia ir ateina skaitmeninė sistema.

Mano principas: fizinė dėžutė – kasdieniam darbui, skaitmeninė sistema – viską kitam. Visos užduotys, kurios yra fizinėje dėžutėje, yra ir skaitmeninėje sistemoje. Bet skaitmeninėje sistemoje yra daug daugiau – archyvas, detalūs aprašymai, nuorodos, terminai, priminimai.

Kiekvieną penktadienį skiriu 30 minučių sinchronizacijai. Patikrinu, ar viskas, kas fizinėje dėžutėje, yra ir skaitmeninėje sistemoje. Pažiūriu, ar yra užduočių skaitmeninėje sistemoje, kurias reikėtų perkelti į fizinę dėžutę kitai savaitei. Tai mano savaitės apžvalga ir planavimo laikas.

Dar vienas dalykas: naudoju telefono kamerą. Jei man ateina idėja, kai nesu prie dėžutės, tiesiog užsirašau ant bet ko (net ant servetėlės) ir nufotografuoju. Vėliau, kai esu prie dėžutės, pervežu tai į sistemą. Taip nepraleisiu idėjų, bet ir neskęstu telefono pranešimuose.

Delegavimas ir bendradarbiavimas: kaip sistema veikia su komanda

Kai mano verslas augo ir samdžiau pirmuosius žmones, supratau, kad mano asmeninė sistema turi tapti komandos sistema. Bet kaip tai padaryti, neprimetant visiems savo būdo?

Atsakymas: bendrų principų, ne bendros sistemos. Aš nereikalauju, kad mano komanda naudotų tokias pat dėžutes ar tas pačias aplikacijas. Bet mes visi laikomės tų pačių principų:

Visos užduotys turi būti užrašytos vienoje vietoje (ne ant lipnių lapelių, ne galvoje). Kiekviena užduotis turi turėti aiškų terminą. Jei užduotis priklauso nuo kito žmogaus, tai turi būti pažymėta. Kas savaitę turime 15 minučių susitikimą, kur aptariame prioritetus.

Bendrai komandai naudojame Trello lentą. Kiekvienas projektas – atskira lenta. Kiekviena užduotis – kortelė. Kiekvienas komandos narys mato, kas už ką atsakingas, kas kokiame etape. Bet kaip kiekvienas individualiai organizuoja savo darbą – tai jų pasirinkimas.

Vienas dalykas, kuris labai padėjo: „ne mano beždžionė” principas. Jei kažkas man atsiunčia užduotį, kuri iš tiesų yra jų atsakomybė, aš ją grąžinu. Skamba šiurkščiai, bet iš tiesų tai pagarbos dalykas – pagarba sau ir kitiems. Jei aš prisiėmiau kažkieno užduotį, aš atėmiau jam galimybę augti ir mokytis.

Mėnesio ritualas ir kaip sistema evoliucionuoja

Kas mėnesį, paskutinį penktadienį, darau kažką, ko pradžioje nedaryčiau – gilią sistemos peržiūrą. Tai užima apie valandą, bet ta valanda atsipirka šimteriopai.

Pirma, peržiūriu „Kada nors” sekciją. Kas čia yra? Ar tai vis dar aktualios idėjos? Kai kurias perkeliu į „Šis mėnuo”, kai kurias tiesiog išmetu. Nebijau išmesti – jei idėja tikrai gera, ji sugrįš.

Antra, žiūriu į statistiką. Taip, vedu statistiką – kiek užduočių suplanuoju per savaitę, kiek iš tiesų padarau, kokios užduotys dažniausiai perkeliamos. Jei matau, kad nuolat perkeliu tam tikro tipo užduotis, tai signalas – arba jos nėra tikrai svarbios (tada išmetu), arba jos per didelės (tada skaidau į mažesnes).

Trečia, eksperimentuoju. Kas mėnesį išbandau kažką naujo sistemoje. Gal naują būdą prioritizuoti. Gal naują laiko bloką. Gal naują aplikaciją. Kai kurie eksperimentai veikia, kai kurie ne. Bet tik eksperimentuodamas randi, kas veikia geriausiai.

Pavyzdžiui, prieš pusmetį išbandžiau „temines dienas” – pirmadieniai strategijai, antradieniai klientams, ir t.t. Neveikė – per daug ribojo lankstumą. Bet tada išbandžiau „teminius blokus” – ne visą dieną, o tik 2-3 valandų blokus tam tikroms užduotims. Tai veikė puikiai.

Dar vienas dalykas, kurį dabar darau – „ne” sąrašas. Taip, turiu sąrašą dalykų, kurių NEDARYSIU. Dalykų, kurie atrodo geri, bet neatitinka mano prioritetų. Kai kas nors siūlo naują galimybę, pirma patikrinu „ne” sąrašą. Jei tai panašu į kažką, kas ten yra, atsakymas automatiškai „ne”.

Kai sistema tampa gyvensena: mano dabartinis santykis su produktyvumu

Praėjo treji metai nuo to momento, kai pradėjau naudoti užduočių dėžutę. Dabar nebegaliu įsivaizduoti gyvenimo be jos. Bet ne todėl, kad būčiau priklausomas nuo sistemos. Priešingai – sistema man davė laisvę.

Laisvę negalvoti apie tai, ką pamiršau. Laisvę būti visiškai dabartyje, kai dirbu užduotį, nes žinau, kad visos kitos užduotys saugiai užrašytos. Laisvę pasakyti „ne” dalykams, kurie neatitinka mano prioritetų. Laisvę išeiti iš darbo vakare ir tikrai išeiti – ne nešiotis darbą galvoje.

Mano verslas augo 40% per metus, kai pradėjau naudoti šią sistemą. Bet dar svarbiau – mano streso lygis sumažėjo perpus. Dabar praleisiu vakarą su šeima ir esu tikrai su jais, ne galvoje su darbu. Dabar galiu planuoti atostogas ir tikrai jas išeiti, nes žinau, kad viskas suorganizuota.

Ar ši sistema tobula? Ne. Ar ji veiks visiems? Tikrai ne. Bet ji veikia man, ir tai svarbiausia. Jūsų sistema gali atrodyti visiškai kitaip – gal jums nereikia fizinės dėžutės, gal jums geriau veikia skaitmeninė sistema, gal jums reikia daugiau ar mažiau kategorijų.

Svarbiausias dalykas, kurį išmokau: sistema turi tarnauti jums, ne jūs sistemai. Jei kažkas sistemoje nesijunta gerai, keiskite. Jei kažkas neveikia, eksperimentuokite. Nėra vieno teisingo būdo – yra būdas, kuris veikia jums.

Pradėkite paprastai. Nebandykite iš karto sukurti tobulos sistemos. Pradėkite nuo paprasto užduočių sąrašo ir dviejų kategorijų – „šiandien” ir „vėliau”. Dirbkite su tuo savaitę. Tada pridėkite dar vieną elementą. Po savaitės – dar vieną. Leiskite sistemai augti organiškai, kartu su jumis.

Ir atminkite – produktyvumas nėra tikslas. Tikslas yra gyvenimas, kurį norite gyventi. Produktyvumas yra tik įrankis tam tikslui pasiekti. Jei jūsų sistema padeda jums gyventi geresnį gyvenimą – puiku. Jei ne – keiskite sistemą, ne gyvenimą.

Dabar, kai žiūriu į savo medinę užduočių dėžutę ant stalo, matau ne tik darbo įrankį. Matau savo kelionę nuo chaoso į aiškumą, nuo streso į ramybę, nuo reaktyvumo į proaktyvumą. Ir jei aš galėjau tai padaryti, galite ir jūs. Tiesiog pradėkite. Šiandien. Su viena dėžute ir viena užduotimi.